Digitale Archivierung und Aufbewahrungspflichten

Genauso lang, die im Papierzeitalter: 10 Jahre (bzw. 6 Jahre bei einigen Dokumenten)

Hier sollte auf ein System gesetzt werden, welches es aller Wahrscheinlichkeit nach in 10 Jahre auch noch gibt, bzw. dessen Hersteller für eine Datentransformation bzw. -Migration garantiert. Gängige Formate, wie das PDF bzw. TIF wird es auch in den nächsten 10 Jahren noch geben. Namhafte Hersteller sorgen in aller Regel für eine Abwärtskompatibilität.

Aufgrund der steigenden Komplexität der EDV-Landschaft ist ein "selber drum kümmern" ein erhöhtes Risiko. Cloudlösungen auf deutschen bzw. innereuropäischen Servern mag in der heutigen Zeit sicherer sein, als selber auf DVDs, USB-Sticks oder externen Festplatten zu sichern. Es ist - wie so oft - eine Einzelfallentscheidung.

Alle steuerrelevanten Daten, die außerhalb Deutschlands lagern, bedürfen für deren Lagerung der Zustimmung des Finanzamt.

Auch hier spielt die Datensicherheit eine große Rolle (auch und gerade hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung).

Es mag sinnvoll sein, Passwörter und Zugangsdaten zu hinterlegen (z. B. in einem Schließfach), so dass der Rechtsnachfolger - sofern gewünscht - Zugriff hat. Betriebliche Zugänge sollten immer mit Vertretungsregelungen versehen sein.